新規テーマの研究・開発を始める9 初めての他社との打ち合わせ

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こんばんは!今日はこれまで書いてきた市場調査や特許調査などで関わる他社とのやり取りに関する内容について書いていきます。

  • 他社との打ち合わせへの準備
  • 打ち合わせの中でやるべきことは?
  • まとめ

他社との打ち合わせへの準備

新入社員や2年目になり初めての他社との打ち合わせが決まったらやるべきことって気になると思います。私は以下の準備を心がけていましたので是非参考にしてみてください。

  • 依頼をまとめた資料
  • 不明点、聞きたいこと
  • 自分が決定する際の基準

打ち合わせの事前準備は会議の事前準備とほぼほぼ一緒です。違うのは自分がお客様で相手はその道のプロという点くらいです。依頼通りに進めることに固執することはなく、相手のことを聞くようにしましょう。

打ち合わせの中でやるべきこと

他社との打ち合わせは自社内でやる会議と違う点は議事録を必ず作り相手に合意をもらうことです。他社とのトラブルは今後の付き合いに大きくかかわるので注意しましょう。書くべきことは主に以下の事です。

  • 日時、参加者の名前
  • 依頼内容
  • 要約
  • 決定事項(納期、価格、方法、次回の打ち合わせで話すこと)

少なくとも以上4つを中心に書いておくといいでしょう。つまりは、いつまでにだれが何をするかを明確にすることです。

加えて、打ち合わせでは以下のことに気を付けましょう。

  • 行き先、ゴールの判断であったり基準を示す
  • 同じ言葉を同じ意味で使うこと

内部と外部との違いは意思疎通の難しさです。各業界での常識が違うこと、立場によって違って感じることは非常にたくさんあります。

まとめ

外部とやり取りすることは議事録を残し決定事項の共有をし齟齬が内容に進めていくことが大切です。今回は短いですが以上ありがとうございました。

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